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【遴选公文写作】写公文为什么要简明扼要?





来源:网络整理 作者:佚名 2018-07-16 10:34 浏览量: 打印本页 条评论


毛泽东同志在《党委会的工作方法》一文中说: “讲话、演说、写文章和写决议案, 都应当简明扼要。” 简明扼要四字, 看似寻常道理, 实乃作文要诀。

其一, 何为简明扼要?所谓简明扼要, 就是简单明了、抓住要害,具体到文字表达上, “就是要力求简短精练、直截了当, 要言不烦、意尽言止, 观点鲜明、重点突出。能三言两语说清楚的事绝不拖泥带水, 能用短小篇幅阐明的道理绝不绕弯子”。(习近平语) 这既是作文标准, 也是作文方法,更是文章境界。就标准而言, 简明扼要既是语言表达的标准, 也是布局谋篇的标准。语言表达讲究简洁明了、要言不烦, 所谓“辞达而已矣”; 布局谋篇讲究“举纲张目”, 举纲即拉框架, 张目即理脉络。目由纲生, 纲举目张, 如此才能层次清楚、条理分明。

就方法而言, 简明扼要本身即回答了文章怎样才能简明。所谓扼要, 即掐住要害、抓住根本。武林高手搏击时靠的是一招制敌、击中要害; 医生治病要靠一针见血、药到病除。文章只有抓住关键、掐住要害, 才能一语中的、力透纸背。就境界而言, 清人刘大櫆在《论文偶记》中说: “文贵简。凡文, 笔老则简, 意真则简,辞切则简, 理当则简, 味淡则简, 气蕴则简,品贵则简, 神远而含藏不尽则简。故简为文章尽境。” 《老子》五千言, 道法天地自然; 《孙子》六千字, 道尽兵家玄机; 《古文观止》200余篇, 篇篇简洁凝练。简明扼要可谓历代文章名家毕其一生所追求的境界。

其二, 为何要简明扼要?原因有五:一是公文实用性的需要。公文最大的特性是实用, 最大的目标是解决问题, 评判其优劣的根本标准在于是否有益工作。二是提高效率的需要。信息时代, 时间是金钱, 效率即生命, 加之生活节奏快, 知识更新频, 需看东西多, 谁有闲功夫听你啰嗦? 列宁说: “写长了我根本不看, 一定不看!” 毛泽东说: “文章太长了, 谁看呢?” 简明扼要, 既能提高效率, 也是对他人的尊重。三是绿色环保的需要。据报载, 联合国每年印制文件要用掉5853 吨普通纸和234 吨影印纸, 还要用掉82 吨卫生纸, 总计相当于毁掉10.5 万棵树。为此, 联合国秘书处曾建议: 缩短各种文件的篇幅, 删除不必要的词语, 只印最重要的内容, 以极大限度地挽救树木。简明扼要, 节省的是时间、是精力, 也是资源。四是树立形象的需要。“简洁是智慧的灵魂, 冗长是肤浅的藻饰。” 简明扼要往往意蕴深厚, 文章简明扼要才显得干脆利索。文风是作风, 文品即人品。简明扼要, 表面看似说文字繁简长短, 折射的却是写作者举重若轻、化繁为简的能力, 体现的是为文者实事求是、求真务实的作风, 展示的是领导者思路清晰、精明干练的形象。五是打造精品的需要。简明扼要, 不是量的减少, 而是质的升华; 不是简省、简略和简单, 而是篇无闲句、句无闲字、论题集中、干净利索, 是以“少少许胜许许多”, 是建立在博采众长、融会贯通基础上的少而精、精而透、透而明, 是精华的浓缩, 是精粹的凝结。

其三, 简明扼要何以难?一是认识有偏差。一些文稿起草者思想不正、认识糊涂, 认为高谈阔论才是能力、长篇大论才是本事, 简明扼要显示不出水平、体现不出分量。实际上, 三言两语, 足以掷地有声;三五百字, 堪能扣人心弦。邓小平《一心一意搞建设》《路子走对了, 政策不会变》《拿事实来说话》等文稿, 都不长但管用。正如《袁枚·续诗品》中所言: “我饮仙露, 何必千钟;寸铁杀人, 宁非英雄。”二是研究不深入。对政策吃不透, 对实情不了解, 对问题看不明, 对措施把不准, 写起来抓不住要害, 正所谓“胸无点墨说话就长,心无底气文章就空”。简明扼要首先来自思想的透彻, 文字的简明源于思想的简明。只有研究深入的高手大家, 才能以最简洁的语言揭示最本质的事理、情理和道理。三是功力不到家。熟练的画家, 几笔就能勾出人的形体, 而没有经验的人, 涂抹满纸,还是不像, 体现的就是功力。功力也是综合能力。头脑清才能文字清, 主次明文章才简明,看事准表达才能准, 想得透文章才能透。这其中体现的不仅是表达能力、概括能力, 也是思维能力、思想水平。

其四, 怎样才能简明扼要?做到简明扼要, 并非易事。因其追求的,是撮取精要、千淘万洗的精品, 是去除杂质、简洁洗练的净化, 是“意唯求多、字唯求少”的简约, 是以一驭万、缩龙成寸的高度概括。那么, 如何做到简明扼要呢?

1.吃准想透。想明白才能写明白, 想通透才能写通透。只有对所写内容有深入研究、准确把握, 对所积资料、材料打烂、揉碎, 咀嚼、消化, 然后再吐出来, 才能提炼出要言不烦、一语中的的句子来。譬如党的领导, 论其内容,繁多复杂, 但简而言之, 不过“总揽全局、协调各方”; 如财务工作, 如长篇大论, 可写一本书, 但有人总结只两条: 不做守财奴, 不当败家子。

2.问题导向。文稿当以解决问题为目的, 以务实管用为标准。无论怎样的文稿, 提笔前首先要想想为什么写、要解决什么问题。一些文稿之所以让人看了半天仍不知就里、不明所以,其原因就在于没有以解决问题为导向。以问题为导向, 就会写吃劲话而不写无用话, 就会有感而发而不会无病呻吟, 就会简洁明了而不会浮文满篇。

3.掐住要害。北伐战争时, 国民革命军总司令部邀请瞿秋白作“关于如何做好北伐战争宣传报道工作” 的讲话。瞿秋白登上讲台仅讲了28 个字: “宣传工作关键是一个‘要’ 字, 鲁智深三拳打死镇关西, 拳拳打在要害上。” 讲毕下台, 听众始而愕然, 继而掌声雷动。简明扼要, 既然扼要, 就不能面面俱到, 而要拣最重要的说、挑最关键的写。扼要之要, 是要点、是要害, 也是根本、是关键。唯有找准穴位、戳住麻骨, 写出来的句子才能切中肯綮、掐住要害。

4.概括提炼。重点强调并非重复啰嗦, 讲究文采绝非堆砌辞藻。写材料不是堆材料, 也不是开中药铺。分类、归纳很重要, 但更要概括、提炼, 即合并同类、归纳总括, 提取所需、弃芜求精。“世界上没有不能用简单明了的话语来表达的事物。” (高尔基) 要学会把再复杂的事情力争用三句话概括出来, 学会把再大的问题凝练成一张纸, 学会把再大的话题在一分钟内搞定。《三国演义》说诸葛亮: “斗周瑜,据荆襄, 取成都, 七擒孟获, 鞠躬尽瘁死而后已。” 21字即一生, 此概括提炼之功也。

5.诚实道出。有一写一, 有二写二, 不故弄玄虚, 不生拉硬扯。周云蓬讲, 在圆明园时,一青年掉入河内, 开始冒出个头, 文质彬彬对岸上人招手: “能不能救一下?” 沉下去再浮上来时他喊: “救一下。” 再浮上来时已经什么也顾不上了, 则直喊: “救命啊!” 文章就得写到这个份上———不吐不快, 没有苦吟, 也不用琢磨, 连修辞都是一种繁琐, 诚实道出就是。抗美援朝初期, 彭德怀给党中央拟了一份紧急电报, 只六个字“饥无粮, 寒无衣”。毛泽东收电后, 迅即采取措施, 大批军事物资遂运进朝鲜战场。有话则短, 无话则罢; 诚实道出, 想啥写啥。既简明, 也真淳。

6.开门见山。此乃简明扼要之基本技法。公文讲究“直述不曲”、直奔主题, “一嘴啃到包子馅” “一锥子扎到心窝上”。这就像毛泽东《中国社会各阶级的分析》一文中所说: “谁是我们的敌人, 谁是我们的朋友? 这个问题是革命的首要问题。” 把问题直接端出, 把“首要”摆在当头, 不穿靴戴帽, 不绕山绕水。别林斯基说: “假如第一行落笔太远, 那么这篇论文一定是废话连篇、离题万里; 假如第一行就接触事件, 那么这篇文章就是好文章。” 李敖有首《诗的原则》: “不拐弯抹角, 不装模做样, 有话就直说, 有屁就直放。” 李敖所言, 话糙理不糙, 对简明扼要同样适用。

7.集中火力。“香烧一柱, 佛敬一尊。” 公文行文讲究一文一事、主旨单一, 每份公文要解决什么问题, 必须树立一个靶向, 确立一个中心, 集中一个主题, 既便于承办, 也利于问题解决。如一文数事, 则“意多乱文”, 枝蔓横生、繁冗芜杂, 使看者不得要领, 势必贻误工作。只有突出重点, 瞄准焦点, 集中火力, “攻其一点不及其余”, 才能聚焦问题, 提高效益。

8.间苗除草。种庄稼要间苗, 否则密不透风, 影响光合作用, 禾苗无法生长。只有剔除多余的, 留下主要的, 才利于庄稼生长。田间杂草丛生, 庄稼会被淹没, 只有除掉杂草, 庄稼才能长起来。简明扼要之法, 亦如间苗除草。契诃夫说: “写得好的本领就是删掉那些写得不好的地方的本领。”

9.千锤百炼。古人云: “百炼为字, 千锻成句。” 文章亦需千锤百炼, 炼题炼意, 炼句炼字。要用意十分, 下语三分, 尽量用最少的文字把话说到位、说精准。千淘万漉虽辛苦, 吹尽狂沙始到金。对待文字, 就是要锱铢必较、“斤斤计较”, 一句一句抠, 一字一字省。著名记者奥威尔说“能用短句的绝不用长句”。陈毅说: “长句硬如铁, 念完要吐血。” 如此锤炼,文字才能洗练, 语言才能凝练, 文章才能简练。

10.详略得当。简明扼要不是一味删减, 也不是平均用力, 而是知道轻重, 分清主次, 把握火候, 清楚缓急, 该详的详, 该略的略。如《反对党八股》列举八大罪状, 前六个平均700多字, 后两个各只8 个字。又如《党委会的工作方法》12 条, 长的十数行, 短的只两行, 准确明白即可。

11.压缩层次。有几条就是几条, 不要篇篇都要“无三不成文”, 也不去三大部分套三小部分, 三小部分又套三小层。一条能讲清不讲两条, 两条能说明绝不搞三条。

12.博观约取。亦如厚积薄发。厚积, 不是为多而多, 而是为了多中求少, 多中取精; 薄发, 不是单纯量少, 而是化多为少, 以少总多;厚积是薄发之基础, 薄发是厚积之结果。博观约取, 就是要读的尽量多、写的尽量少, 积的尽量多、选的尽量少, 借鉴的尽量多、用的尽量少。

13.从严控制。写作亦如放风筝, 可以放飞心灵、放开思想, 但线要紧紧攥在自己手里。材料的筛选、裁剪, 文字的精度和力度等, 要全方位从严从紧。譬如在材料的运用上要严格掂量轻重, 在表述的层次上要严格控制展开,在遣词造句上要力求扩大容量。

事以简为上, 言以简为当。“文贵约而旨通, 言尚省而趋明。辩士之言要而达, 文人之辞寡而章。” (王充《论衡》) 为文有道, 而大道至简。管理之道以简驭繁, 改革之道精兵简政, 说话之道言简意明, 作文之道简明扼要。做人做事作文, 概莫能外。

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